4. PERANCANGAN STANDARD OPERATING PROCEDURE 
                                 
                                 
            4.1  Definisi Operations Warehouse 
                Operations Warehouse merupakan gudang milik PT X yang digunakan 
            untuk menyimpan material. PT X memiliki 2 Operations Warehouse di Indonesia, 
            yaitu Operations Warehouse East yang terletak di Plant Sukorejo dan Operations 
            Warehouse West yang terletak di Plant Krawang. Operations Warehouse bertugas 
            mengelola penyimpanan semua material untuk mendukung kelangsungan 
            penyediaan material ke produksi dan distribusi. Operations Warehouse terdiri dari 
            5 jenis warehouse, yaitu Cutfiller Warehouse, Solar Main Tank, Direct Incoming 
            Material (DIM) Warehouse, “X” Print Pack (XPP) Warehouse, dan Spare Part 
            Warehouse. Berikut adalah penjelasan untuk masing-masing Operations 
            Warehouse yang ada: 
              Cutfiller  Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan tembakau 
             olahan. Cutfiller Warehouse menerima tembakau olahan yang merupakan hasil 
             produksi dari Primary  Processing. Tembakau olahan yang disimpan di 
             Cutfiller  Warehouse akan didistribusikan ke plant Sigaret Kretek Tangan 
             (SKT) yang berada di luar plant Sukorejo.  
              Solar Main Tank, merupakan tangki untuk menyimpan solar.  
              DIM Warehouse, merupakan warehouse yang bertugas untuk menyimpan dan 
             mengelola semua material non tembakau, seperti wrapping material, filter, dan 
             kertas pembungkus rokok. DIM Warehouse menerima material yang dibeli dari 
             Vendor. 
             DIM Warehouse sendiri dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu: 
               DIM Sigaret Kretek Mesin (SKM) Warehouse, merupakan warehouse yang 
               menyimpan material untuk produksi rokok SKM. 
               DIM Sigaret Kretek Tangan (SKT) Warehouse, merupakan warehouse yang 
               menyimpan material untuk produksi rokok SKT. 
               Flavor Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan flavor material. 
               Di dalam Flavor Warehouse terdapat Flavor Compouding Facility (FCF), 
                               10                    
                                        Universitas Kristen Petra 
               yang bertugas mengolah atau memproses flavor raw material menjadi flavor 
               yang akan digunakan untuk memproduksi rokok. 
               Bonded Warehouse, yaitu warehouse yang digunakan untuk menampung 
               material  import. Material import yang disimpan di Bonded  Warehouse 
               adalah material yang belum dibayar bea masuknya. Bea masuk baru akan 
               dibayar ketika material tersebut akan digunakan.  
             DIM  Warehouse melayani 5 jenis pengiriman, yaitu pengiriman expor, 
             pengiriman dalam plant atau inbound, pengiriman ke luar plant atau outbound, 
             pengiriman ke affiliate, dan pengiriman untuk CC atau project. 
              XPP  Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan material untuk 
             kemasan rokok. PT X memproduksi semua kemasan untuk produk-produknya.  
             XPP Warehouse terdiri dari: 
               XPP  Raw  Material  Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan 
               bahan baku untuk memproduksi kemasan rokok. XPP Raw Material 
               Warehouse menerima material yang dibeli dari Vendor, dan mengirimkan 
               material tersebut ke XPP Produksi untuk kebutuhan produksi. 
               XPP Finished Printing Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan 
               kemasan rokok jadi yang merupakan hasil produksi dari XPP Produksi. XPP 
               Finished  Printing  Warehouse melayani 5 jenis pengiriman yang sama 
               dengan DIM Warehouse, yaitu pengiriman expor, pengiriman dalam plant 
               atau  inbound, pengiriman ke luar plant atau outbound, pengiriman ke 
               affiliate, dan pengiriman untuk CC atau project. 
              Spare Part Warehouse, merupakan warehouse yang menyimpan suku cadang. 
             Spare Part Warehouse terdiri dari Mainstore dan Substore. Penerimaan spare 
             part dari Vendor atau affiliate dilakukan di Mainstore, dan kemudian baru akan 
             didistribusikan ke Substore jika terdapat permintaan.  
             
            4.2  Proses Perancangan Standard Operating Procedure 
                SOP Operations Warehouse yang dimiliki oleh PT X sudah tidak sesuai 
            dengan kondisi saat ini. Hal ini disebabkan karena adanya perubahan sistem 
            Enterprise  Resource  Planning (ERP) yang digunakan oleh PT X. Selain itu, 
                               11                    
                                        Universitas Kristen Petra 
            terdapat juga SOP yang belum mencakup semua proses. Beberapa dampak yang 
            dapat terjadi jika SOP tidak direvisi antara lain: 
              Perusahaan tidak memiliki pedoman kerja yang benar 
             Proses yang dicakup di SOP awal sudah tidak sesuai dengan kondisi saat ini. 
             Penyebab utama adalah karena bergantinya sistem ERP Oracle menjadi SAP. 
             Selain itu, terdapat juga proses yang sudah tidak sesuai, proses yang belum 
             tercakup, dan proses yang sudah tidak lagi dilakukan. 
             Salah satu manfaat SOP adalah untuk mempermudah program training 
             karyawan, terutama bagi karyawan baru yang harus mempelajari proses dari 
             awal. SOP yang sesuai dengan kondisi lapangan akan sangat membantu dalam 
             program training tersebut. Sebaliknya, jika SOP tidak sesuai, maka justru akan 
             menghambat program training karyawan. 
              Mempersulit proses auditing 
             PT X memiliki departemen khusus yaitu Internal  Control, yang bertugas 
             melakukan proses auditing pada setiap periode tertentu. Jika SOP yang dimiliki 
             tidak sesuai dengan kondisi lapangan, maka akan menghambat proses auditing, 
             karena pihak yang di-audit harus menjelaskan secara keseluruhan. Sebaliknya, 
             jika SOP sudah sesuai, maka Internal Control dapat langsung membandingkan 
             antara kondisi lapangan dengan SOP yang dimiliki. 
                Dalam melakukan perancangan revisi SOP, terdapat beberapa hal yang 
            perlu diperhatikan: 
              Jumlah SOP untuk masing-masing warehouse 
             Masing-masing  warehouse akan memiliki 1 SOP yang mencakup semua 
             proses. Dasar dari keputusan ini adalah karena secara psikologis, jumlah SOP 
             yang sedikit dapat lebih meningkatkan kemauan karyawan untuk mempelajari 
             atau mengaplikasikan SOP. 
              Format SOP 
             SOP yang dibuat akan diisi dengan informasi-informasi sebagai berikut: 
             o  Tujuan: berisi tujuan dari pembuatan SOP. 
             o  Ruang Lingkup: berisi ruang lingkup yang dicakup oleh SOP. 
             o  Definisi: berisi definisi singkatan-singkatan atau istilah-istilah yang 
               digunakan dalam SOP. 
                               12                    
                                        Universitas Kristen Petra 
             o  Prosedur & Tanggung Jawab: berisi prosedur untuk semua proses yang 
               dicakup, yang dibuat dalam bentuk tabel yang menjelaskan deskripsi dari 
               semua proses. 
             o  Referensi Dokumen: berisi dokumen yang dijadikan referensi dalam 
               pembuatan SOP. 
             o  Revisi: berisi daftar revisi yang dilakukan beserta tanggal berlaku dan 
               deskripsi perubahan. 
             o  Persetujuan: berisi penjelasan mengenai pihak yang bertanggung jawab 
               dalam pembuatan, peninjauan ulang, dan pemeriksaan SOP. 
             o  Lampiran: berisi lampiran flowchart dari prosedur SOP, serta lampiran 
               dokumen-dokumen terkait. 
              Format alur proses 
             Flowchart alur proses dibuat dalam format yang berupa tiga kolom: 
                                     
                         Gambar 4.1 Format Alur Proses 
                                  
              Kolom pertama berisi pihak yang melakukan proses. Sedangkan kolom kedua 
              berisi proses yang dilakukan. Kolom ketiga berisi dokumen yang digunakan 
              atau sistem yang digunakan. 
             
            4.2.1 Cutfiller Warehouse 
                Langkah awal yang dilakukan adalah mengumpulkan SOP awal yang 
            dimiliki  Cutfiller  Warehouse, yaitu dengan mengakses Quality System 
            Management Portal (QSMP) di intranet milik PT X. SOP awal yang dimiliki 
            Cutfiller  Warehouse hanya ada satu, yaitu SOP Proses Penerimaan Finished 
            Goods dan Finished Blend, yang berisi tentang prosedur penerimaan rokok jadi 
            dan  cutfiller. SOP tersebut merupakan gabungan dari proses penerimaan di 
            Factory Warehouse dan Cutfiller Warehouse, karena kedua warehouse tersebut 
            ditangani oleh Warehouse  Supervisor yang sama. SOP ini dipelajari terlebih 
            dahulu untuk mengetahui proses pada kondisi awal di Cutfiller  Warehouse. 
                               13                    
                                        Universitas Kristen Petra